Como cobrar pacientes de terapia com sessão em atraso?

Psicóloga, nós sabemos que cobrar pacientes de terapia é algo chato.

Você se preparou para ajudar o paciente, entregou o melhor atendimento possível, gastou algumas horas do seu tempo e… no fim, o PIX não caiu na tua conta.

Mas agora você já pode ficar tranquila, porque, com esse artigo da PsiCont, você não só vai entender como cobrar pacientes de terapia com sessão em atraso, como também impedir que esse problema se repita.

Está preparada? 

Papel, caneta e boa leitura!

PS: Preste bem atenção nos pontos iniciais. Eles são mais teóricos, mas são justamente a base para que você resolva esse problema de uma vez por todas!

Você é DONA de um negócio!

Ou seja, para além dos teus atendimentos, você tem outras obrigações — como o financeiro, que inclui as cobranças.

Se você abdica dessa responsabilidade, ninguém irá supri-la.

Digo isso porque, por mais incrível que pareça, muitas psicólogas têm receio de cobrar — como se estivessem cometendo um pecado nessa ação.

Nada disso! Nada de deixar de lado!

O erro está justamente em não cobrar pacientes de terapia, porque, de pouco a pouco, você terá milhares de reais a receber em honorários e se verá endividada. Haverá algumas consequências nesse processo:

• Mais trabalho:

Você terá que pegar mais pacientes para arcar com as suas contas.

Ou seja, ficará mais cansada, aproveitará menos sua vida pessoal e renderá menos na profissional.

• Menos qualidade:

Por mais que você seja imparcial, sei que é difícil atender um paciente que não paga há quatro sessões e finge que não tem nada acontecendo.

Ou, pior, diz que não tem dinheiro para pagar e posta vídeos em uma viagem…

Querendo ou não, isso afeta a qualidade do teu atendimento.

• Mais bagunça:

Se você tem um financeiro organizado, ele irá se desorganizar.

Se o seu financeiro já está um caos, acredite, não há nada tão ruim que não possa piorar — e é isso que irá acontecer com as inadimplências.

• Menos autoridade:

Com essa ausência de cobrança, o paciente entenderá que pode fazer isso com você.

O pagamento da terapia nunca será uma prioridade, e ele será sempre uma dor de cabeça para você.

Por todos esses motivos, entenda: você deve fazer cobranças.

Sobretudo porque é o seu trabalho, você tem o direito de receber pelo que entregou. Não há nada de errado em cobrar. Espero que, com esse artigo, você assuma mais um pouco da sua postura de DONA de negócio, que é o que você é.

Preparação para a cobrança…

O mais importante você já sabe: que não há nada de errado em cobrar pacientes de terapia.

Você não está fazendo uma injustiça, pelo contrário, garantindo que seu trabalho continuará sendo bem entregue.

Mas você também deve se preparar de outras maneiras.

Não dá para sair cobrando torto a direito, com indelicadeza. É preciso método!

Este método, como você verá a seguir, sempre envolverá organização financeira. Portanto, já segue a referência de um material para resolver as finanças do seu consultório:

1. Coloque o prejuízo no papel:

Assim como a precificação e o aumento de preço, cobrar inadimplentes na psicologia exige um financeiro minimamente organizado.

Você precisa tomar consciência de quanto cada paciente deve a você.

ISSO É O PRINCIPAL!

Muitas psicólogas se assustam ao fazer essa conta. De repente, percebem que Fulano não paga há três meses! Aí estava o dinheiro para pagar xyz conta que faltou e poderia ter sido paga sem desespero.

Portanto, coloque no papel: quanto cada paciente te deve?

Para isso, você pode contar com a ajuda de uma planilha simples. Nós da PsiCont oferecemos um atendimento completo nesse sentido, ajudamos você a colocar todo o financeiro do seu negócio em ordem, para que sempre haja essa clareza. Mas como, por enquanto, você está sozinha nessa, basta uma planilha simples, sem complicações.

Anote o nome do paciente na planilha e, na conversa de WhatsApp — ou no seu caderninho, no caso dos atendimentos presenciais —, veja quantas sessões teve com esse paciente.

Em seguida, com apoio do aplicativo do banco, veja quantos pagamentos esse paciente efetuou.

Assim, você já sabe quantas sessões cada um está te devendo.

2. Vamos reverter com calma:

De antemão, saiba que seu paciente não quitará 100% da dívida de início.

Se ele não te pagou nos últimos três meses, como irá tirar o dinheiro para isso em um?

Portanto, vocês precisarão chegar a um acordo.

Ter isso em mente antes de cobrá-lo é fundamental para que você consiga fazer uma boa negociação, na qual o paciente consegue te pagar e é certo que você receberá.

PS: Além do mais, como veremos adiante, essa preparação inclui ajudar o paciente em questões financeiras. Por isso, friso tanto a importância de você, psicóloga, ter um financeiro organizado: ficará mais fácil ajudar os pacientes nesse processo.

Tipos de pacientes e como cobrá-los:

Ótimo! Quase tudo pronto para você receber teus honorários em atraso.

Antes disso, você precisa ter clareza de que há tipos e tipos de devedores, o paciente:

• Esquecido;
• Lerdo; e
• Sem dinheiro.

Para cada tipo, há um jeito específico de cobrança mais eficaz.

É o que você descobrirá a seguir. Atenção e, na sua planilha, vá identificando qual paciente é qual.

• Paciente esquecido:

Muitos psicólogas ficam extremamente ofendidas com a ausência de pagamento.

Acham o cúmulo ter que fazer cobranças.

E nós entendemos. Entendemos mesmo. Você estuda, faz supervisão, entrega o melhor do seu trabalho e o paciente não paga. É como se estivesse lhe desvalorizando, mas… nem sempre está!

Às vezes o paciente só é esquecido mesmo, faz isso com todo mundo.

Esse é o paciente que lhe dará menos trabalho nas cobranças. Para cobrá-lo, duas estratégias:

1. Desconto:

Não se trata de reduzir o valor do seu serviço, pelo contrário!

Se trata de oferecer um pacote de sessões e um pequeno descontinho caso o paciente faça o pagamento adiantado.

Assim, você já recebe o dinheiro antes de atender e tem maior segurança; e o paciente esquecido tem uma data fixa no calendário para lhe pagar — e com o estímulo da economia.

Algo que pode estimulá-lo ainda mais é justamente isso: avisar que o desconto só será válido para pagamentos até dia determinado.

Mas, caso ele não possa adiantar os pagamentos, temos outra alternativa…

2. Lembrete amigável:

O bom é velho: lembrar o cliente.

Não se trata de uma cobrança chata, repreensiva, como se a companhia do seu cartão de crédito estivesse lhe cobrando.

Nada disso.

Você é psicóloga e pode dar um charme a mais, de modo que o paciente, em vez de se incomodar, fique feliz por ter ao seu lado uma profissional tão atenciosa.

Isso é possível através dos lembretes amigáveis.

Você pode programar para enviá-los todo início do mês, com a seguinte ideia: “Fulano, no mês passado fizemos quatro sessões, nos dias a, b, c e d. Para que eu confirme nossas próximas sessões, poderia me enviar o comprovante de pagamento do mês passado? Grata!”.

Esse é um exemplo direto ao ponto, mas, como dissemos, você pode dar seu charme pontual.

E não tenha receio de enviar outros lembretes (com bom senso, claro), como um dia antes da próxima sessão, lembrando-o.

• Paciente lerdo:

Com esse você precisará ter uma postura mais firme.

É algo chato, nós sabemos.

Mas você presta um trabalho bom demais para ser colocada em segundo plano pelo paciente, e há pessoas que só reagem assim, diante de uma postura mais séria — que não significa indelicadeza.

1. Receio:

Portanto, o primeiro passo é eliminar o receio de cobrar.

Volte no início do artigo e lembre-se dos motivos pelos quais você DEVE cobrá-lo, por mais que faça evasivas novamente.

Mas fique tranquila. Você não ficará em um cabo de guerra com o paciente.

Veja a estratégia a seguir…

2. Reconhecimento de valor:

Por que o paciente lerdo não te paga?

Porque ele não enxerga, de fato, o valor do seu serviço. Não se desvalorize nem alimente uma crença de incapacidade, pensando que seu serviço não tem valor.

Ele tem, e muito!

Só precisamos mostrar isso ao seu paciente.

Para isso, como exercício de terapia, peça que ele faça uma lista de tudo em que você já o ajudou. Os problemas que resolveu desde que iniciou o processo e os objetivos que tem conquistado.

Esse simples exercício, se bem feito, naturalmente fará com que o paciente tenha outra postura.

“Eu só estou conseguindo fazer xyz por causa da terapia! Logo, eu preciso dar mais prioridade a isso aqui, tanto no processo quanto nos pagamentos, vou acertar!”

Caso ele não faça essa correlação direta entre preço e valor, vamos ao…

3. Diálogo:

Isso você tira de letra!

Simplesmente tire um tempo da sessão e converse com o paciente sobre os honorários.

O lembre do combinado, do valor que você já agregou e por que os pagamentos não estão acontecendo. Caso seja por falta de dinheiro, veja o tópico abaixo. Se não for e o paciente não pagar seus honorários mesmo assim, cogite interromper o processo.

Mas essa é uma medida mais drástica.

Antes disso, há alternativas como a flexibilização de pagamentos, que veremos no tópico abaixo. Em resumo: fazer um acordo com o cliente para que coloque os pagamentos em dia.

PS: Cada paciente é cobrado de um jeito, mas há um esqueleto geral que se aplica a todos. Assista neste vídeo da PsiCont:

• Paciente sem dinheiro:

Até agora, na sua planilha de atrasados, há mais pacientes esquecidos ou lerdos?

Chegou a hora do paciente sem dinheiro…

Ele sempre pagou dentro do prazo, valoriza seu serviço, mas está passando por um momento difícil. O que fazer? Como cobrá-lo?

• Receio:

Voltamos na questão do receio.

No caso desse paciente, precisamos ver sob outra perspectiva — caso contrário, você ficará com receio de cobrar e flexibilizará um, outro e mais outro pagamentos, até tua prática se tornar insustentável.

Portanto, lembre-se: há um limite de atendimentos sociais.

Se você o ultrapassa, seu negócio não anda e a qualidade dos atendimentos cai.

Não há nada errado em cobrar desse paciente. A diferença é que você fará de modo mais compreensível e delicado, ajudando-o a se recompor e flexibilizando os pagamentos.

• Educação financeira:

Uma possibilidade é voltar parte do foco da sessão à resolução de problemas financeiros.

Você, como dona de um negócio, deve ter uma noção mínima sobre o tema. Ajude-o, mostre o caminho, os passos que precisa dar para se estabilizar financeiramente.

Por mais que não seja o foco da tua área de atuação, será de grande valia ao paciente e seu processo com ele.

Mesmo que você não receba na frequência e quantia que gostaria, verá que o cliente de fato se esforça para colocar as finanças em ordem e, em breve, pagará você corretamente.

• Flexibilidade:

Mas, jamais se feche na educação!

Há pessoas que estão com o financeiro bagunçado há anos e vão continuar.

Querem viver apagando incêndios, não aguentam não fazer um empréstimo ou uma compra significativa.

Você não pode se prejudicar por isso.

Uma possibilidade é fazer a flexibilização de pagamentos.

Ou seja, em vez de fazer quatro sessões mensais, propor quinzenais ou até mensais, de modo que o paciente consiga continuar.

Sabemos que não é ideal e possivelmente atrasará todo o processo.

Mas com isso você dá um tempo para que o paciente se restabeleça, enquanto garante que não ficará sem teus honorários.

• Acordo:

Essa mesma flexibilidade se aplica aos honorários atrasados.

Fracione-os de modo que possa recebê-los, pouco a pouco, nas próximas sessões.

Por exemplo: sua sessão é R$250 e seu paciente lhe deve R$500. Sugira a ele pagar R$300 nas próximas dez sessões, de modo que a dívida seja quitada sem grandes impactos no bolso.

É assim que você deve cobrar pacientes de terapia com sessão em atraso.

De volta aos fundamentos… 

Com essas estratégias, você receberá boa parte dos seus honorários em atraso.

Mas calma! Ainda não é hora de nos despedirmos…

Se você quer evitar novas inadimplências, precisará retornar aos fundamentos, fazer ajustes estratégicos no financeiro da tua empresa. Veja quais ajustes são!

• Regras:

O ideal é que, ao iniciar todo processo terapêutico, você faça um contrato.

Nele, deve haver regras claras quanto ao pagamento — quando deverão ser feitos, antes ou depois das sessões, descontos em adiantamentos e multas em atrasos…

Todas essas regras devem estar extremamente claras, mesmo que você não faça um contrato.

Tendo alinhado isso com os pacientes no início, menos problemas vão surgir e ficará mais fácil cobrá-lo no caso de descumprimentos.

• Alinhamento:

Mas… e para os pacientes que eu já atendo e nada disso foi feito?

Simples!

Marque uma reunião à parte, de alinhamento.

Explique a ele o motivo pelo qual decidiu traçar essas regras, e de que maneira aquilo irá beneficiá-lo (seja no desconto, seja na organização financeira, seja nos próprios atendimentos).

Se você fizer isso e mantiver uma boa organização financeira, dê adeus aos inadimplentes!

Conclusão: conte com a PsiCont!

Para cobrar pacientes de terapia com sessão em atraso, você precisa identificar o tipo de cada um e o modo mais adequado para cobrá-lo – o que ensinamos no decorrer desse blog. 

Mas o principal é: uma empresa organizada lhe poupará inúmeras dores de cabeça, como essa dos pacientes inadimplentes.
Para ajudar a colocar seu negócio em ordem, especialmente a parte contábil, conte com a PsiCont! Inclusive, para você que chegou até aqui vamos liberar um DIAGNÓSTICO GRATUITO DE CONTABILIDADE, através do qual você verá quanto pode economizar em impostos no próximo ano.