É comum encontrarmos empresários com dúvidas sobre como emitir nota fiscal, especialmente os prestadores de serviços, como psicólogos. Para quem tem empresa, a nota fiscal é um dos processos mais importantes. Ela mantém a pessoa jurídica sempre dentro da lei e evita multas e despesas inesperadas.

Outro procedimento importante para quem trabalha nessa área é a emissão de recibos. Contudo, um recibo e uma nota fiscal são documentos diferentes. Para tirar todas as suas dúvidas sobre o assunto, preparamos este artigo com tudo o que você precisa saber.

Para um psicólogo, qual é a importância de emitir recibos e notas?

A nota fiscal é um documento de emissão obrigatória para todas as pessoas jurídicas. Caso o psicólogo com CNPJ não faça a emissão desse documento, ele está praticando um crime chamado de sonegação fiscal. As consequências vão do pagamento de multas até outras sanções legais mais graves.

Quando falamos do recibo, também nos referimos a um documento, mas sua função principal é registrar um pagamento. Ou seja, ele comprova dois fatos:

1. Primeiramente, que o serviço foi prestado.
2. Em segundo lugar, quem pagou e quem recebeu estão cientes da transação financeira, que aconteceu em determinada data e hora.

Tanto o recibo quanto a nota fiscal são fundamentais para:

• ajudar no controle das finanças;
• estar sempre de acordo com a lei;
• evitar problemas, como a contestação de um pagamento;
• mostrar profissionalismo;
• proteger o cliente, evitando a duplicação de cobranças.

Como um psicólogo pode emitir nota fiscal?

Todo profissional de psicologia com um CNPJ tem a obrigação de emitir nota fiscal para as movimentações dentro da empresa. Porém, algumas pessoas ficam com dúvidas sobre como emitir nota fiscal de prestação de serviços.

A legislação brasileira permite aos pacientes um abatimento no Imposto de Renda quando eles arcam com um tratamento, por exemplo. E o mesmo se aplica às sessões com um profissional de psicologia.

Então, para cumprir a lei, é fundamental que o profissional saiba como emitir nota fiscal. Dessa maneira, mantém-se sempre dentro das obrigações fiscais e evita multas ou mesmo a proibição do exercício de suas funções.

E como emitir nota fiscal eletrônica passo a passo? O profissional tem três caminhos para fazer isso:

• Cadastro fiscal público, ou seja, emitir nota fiscal de prestação de serviços direto no site da prefeitura.
• Utilizar softwares específicos desenvolvidos para emitir nota fiscal on-line.
• Contar com o apoio de contadores especializados.

Para entender como emitir nota fiscal on-line, é fundamental conhecer também as informações que devem constar no documento:

• Dados pessoais do paciente, como nome, CPF e endereço completo.
• Data e descrição do serviço prestado.
• Valor correto recebido pela prestação do serviço.
• Dados da empresa de psicologia, como razão social, endereço e CNPJ.

Por que um Psicólogo deve emitir Nota Fiscal?

Você só emite Nota Fiscal para o cliente que solicita? Saiba que você está sonegando impostos e pode sofrer multas e sanções legais sobre isso.

O primeiro ponto a ser visto é que a emissão da Nota Fiscal é seu dever e um direito para o seu cliente/paciente. Não depende do pedido dele sobre a nota fiscal e sim de você emitir, porque você como Psicólogo segue a legislação.

O cliente atendido na Psicologia tem o direito de deduzir o valor da sua declaração de Imposto de Renda no ano seguinte. Assim, esteja devidamente registrado no Conselho Regional de Psicologia da sua região e emita a Nota Fiscal dentro do prazo para o seu cliente.

Agora você já sabe disso e não pode alegar desconhecimento.

Passo a passo de como Psicólogos Autônomos devem emitir Nota Fiscal:

1. Cadastro na Prefeitura para Psicólogos
   

Se você é recém formado e ainda paga seus impostos na pessoa física, deve fazer o “Cadastro de Profissional Autônomo” junto à Prefeitura. Independente se você tem uma sala própria ou alugada, se atende online a partir da sua casa, saiba que o cadastro de autônomo é obrigatório.

Cada Prefeitura tem seu formato, mas em geral será necessário enviar:

• RG e CPF 
• Endereço completo acompanhado do carnê de IPTU
• Comprovante de registro no CRP (Conselho Regional de Psicologia) da sua região

O cadastro pode ser como profissional “estabelecido”: se tiver sede física ou “não estabelecido”: se trabalhar em casa, com atendimentos online. Em ambos os casos o Psicólogo precisa emitir a nota fiscal, já que presta serviços de Psicologia. A nomenclatura de “estabelecido” ou “não estabelecido” irá depender de cada prefeitura.

A Prefeitura da cidade vai liberar as taxas para recolhimento. Em algumas cidades o ISS (Imposto sobre serviços) é fixo e em outras é proporcional ao valor das notas emitidas, variando entre 2 e 5%.

Após o processo, será liberado o acesso ao portal de emissão de notas fiscais. 

Caso queira contratar este serviço, nós podemos te ajudar, clique aqui e faça uma sessão de diagnóstico fiscal conosco e entenda como funciona o processo de regularização:

2. Quais campos preencher na nota fiscal eletrônica

Após o acesso liberado para a emissão da Nota Fiscal Eletrônica, os campos a serem preenchidos são:

Nome do cliente

CPF

Endereço completo

Email

Telefone

Descrição dos serviços: 

você vai colocar o número de sessões realizadas no mês, exemplo:

04 sessões de psicoterapia no mês Janeiro/2023
Valor total dos serviços prestados

Quando o usuário do serviço for filho/filha ou dependente financeiro de alguma outra pessoa, você vai usar a mesma regra: pode emitir a nota fiscal no nome da pessoa atendida e o seu CPF. Quem usará a nota fiscal é o responsável pelo pagamento, desde que a pessoa seja seu dependente financeiro na declaração de imposto de renda. Em caso de filhos, ainda que a mãe pague a sessão de terapia, se a criança é dependente do pai, a nota deve ir para a declaração de imposto de renda do pai.

Se o cliente insistir que a nota deva ser no nome do pagador, lembre-se de colocar na descrição dos serviços quem recebeu os serviços, exemplo: 04 sessões de psicoterapia para fulana de tal, CPF tal. 

Como fazer o recibo dos atendimentos?

Além de entender como emitir nota fiscal, os profissionais de psicologia também podem ter dúvidas sobre a emissão dos recibos. Geralmente, eles são usados por prestadores de serviço que trabalham como pessoa física, ou seja, autônomos ou profissionais liberais.

Quem tem uma empresa precisa saber como emitir nota fiscal, mas também pode fornecer um recibo ao paciente. Esse documento não oficial comprova que existiu a transação financeira da prestação de serviço. 

Além disso, como falamos, o paciente pode utilizar o recibo para abater seu IR, já que é uma despesa dedutível. Por esse motivo, é de suma importância que o psicólogo que emite recibo tenha um controle minucioso do processo. Afinal, o paciente, ao declarar os gastos no Imposto de Renda, colocará o CRP e o CPF do psicólogo.

Automaticamente a Receita Federal fará o cruzamento das informações com o que o psicólogo declara. Esses valores devem bater para o profissional não cair na malha fina.

Não existe um modelo fixo para o psicólogo emitir um recibo. Este deve conter informações simples, como:

• dados pessoais do cliente;
• valor do serviço prestado;
• dados do psicólogo – inclusive o CRP e o CPF do profissional.

E pode emitir recibo no lugar da nota fiscal?

Profissionais liberais podem dar recibos dos valores pagos pelos seus clientes como forma válida de acerto. Esses documentos, quando utilizados para finalidade contábil, devem ser mantidos pelo profissional para declaração correta junto à Receita Federal. 

Mas lembre-se que a Nota Fiscal é o documento que deixa você regular também com a Prefeitura da sua cidade. Assim, nossa sugestão é que Psicólogos emitam notas fiscais.

Principais erros na hora de emitir nota fiscal 

Quem tem uma empresa precisa entender como emitir nota fiscal. Afinal, detalhes pequenos podem comprometer a validade do documento. Então vamos listar aqui alguns dos principais erros a que você deve prestar atenção:

• Emitir o documento incorreto, ou seja, confundir a nota fiscal eletrônica com a nota fiscal de serviços. A NF-e é emitida em uma venda de produtos, e a NFS-e é somente para prestação de serviços.

• Confundir NF-e com DANFE. O Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica é uma representação física da NF-e, mas não possui validade jurídica.

• Errar no preenchimento dos dados. Certamente, trata-se de um dos erros mais comuns, e por isso é fundamental ter muita atenção no momento do preenchimento.

• Perder os prazos para a retificação dos eventuais erros, especialmente quem ainda está aprendendo como emitir nota fiscal.

• Não ter um certificado digital ou estar com o seu certificado desatualizado.

Quais são os principais impostos pagos por um psicólogo?

Dentro da legislação brasileira, existem muitos impostos. Isso pode gerar dúvidas para os profissionais da área de psicologia que querem saber como emitir nota fiscal.

Quando o profissional atua como uma pessoa jurídica, estes são os principais impostos que precisam ser pagos:

• ISS (Imposto sobre Serviços).
• PIS/PASEP (Programa de Integração Social/Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público).
• COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social).
• IRPJ (Imposto sobre a Renda da Pessoa Jurídica).
• CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido).
• CPP (Contribuição Patronal Previdenciária).

É importante frisar que estamos falando de uma maneira geral. O pagamento dos impostos depende do regime tributário escolhido pela pessoa jurídica. Se você tem dúvidas sobre este assunto, leia nosso artigo aqui. Por esse motivo, contar com o apoio de um profissional contábil especializado para psicólogos é essencial. Assim, a empresa estará sempre dentro da lei, mas sem pagar taxas desnecessárias.

Conclusão

Saber como emitir nota fiscal é fundamental para quem presta serviço como psicólogo e possui um CNPJ e também para quem paga seus impostos pela pessoa física, com o CPF. Por isso, contar com um profissional especializado é indispensável para se manter dentro da lei e pagar apenas os impostos necessários.