Além da euforia e das expectativas, as obrigações da psicóloga recém-formada trazem consigo uma série de desafios.
Além da prática clínica, há várias outras obrigações e responsabilidades que você precisa considerar para garantir que seu consultório funcione de maneira eficiente e legal. Se você está começando a carreira, este artigo será o seu guia para as principais áreas que exigem atenção: gestão, finanças, contabilidade e marketing.
Você verá todas as obrigações da psicóloga recém-formada.
Vamos detalhar cada uma dessas áreas para que você tenha clareza sobre o que é necessário fazer logo no início de sua jornada.
Veja este vídeo para introduzir o assunto:
Gestão: Organizando seu Consultório desde o Início
Gerir um consultório de psicologia envolve muito mais do que apenas atender pacientes. A gestão eficaz começa antes mesmo de abrir as portas e deve incluir desde a escolha do local de atendimento até a organização de sistemas administrativos.
1. Escolha do Local de Atendimento
Uma das primeiras decisões que você precisa tomar é se deseja trabalhar com atendimento online, presencial ou uma combinação de ambos. Para quem opta por um consultório físico, é essencial verificar as exigências locais, como alvarás de funcionamento, permissões do corpo de bombeiros e se o local escolhido permite atividades de saúde mental.
Se você optar pelo atendimento online, será preciso garantir que tenha as ferramentas adequadas, como um computador confiável, uma conexão estável à internet e um ambiente silencioso e adequado para as sessões. Mesmo nesse caso, é fundamental registrar sua atividade formalmente, seja por meio de CPF ou CNPJ, algo que abordaremos mais à frente.
- Atividade prática de gestão: Planejamento do local de atendimento
Defina se você pretende atender seus pacientes online, presencial ou em ambos e, em seguida, anote as providências necessárias para cada uma delas. Por exemplo, para atendimento presencial, pesquise as exigências da sua cidade sobre o alvará e outras licenças. Para atendimento online, veja quais ferramentas e plataformas são as mais adequadas para você.
2. Organização Administrativa
Desde o primeiro dia, a organização dos dados de seus pacientes e documentos é crucial. É importante manter um cadastro atualizado que inclua informações básicas como nome, CPF, e-mail e telefone. Esse cadastro será útil tanto para a comunicação quanto para a emissão de notas fiscais.
Outro ponto que não pode ser negligenciado é o contrato de prestação de serviços. Mesmo que seja uma comunicação rápida via WhatsApp ou e-mail, é essencial formalizar o acordo de valores, frequência de sessões e regras de cancelamento. Isso assegura que tanto você quanto o paciente estejam cientes das condições desde o início.
- Atividade prática de gestão: Criação de um sistema de cadastro
Crie uma planilha ou utilize um software de gestão que inclua campos essenciais como nome, CPF, e-mail, telefone, datas das sessões e valores acordados. Você pode usar ferramentas gratuitas como Google Sheets para manter esse controle e garantir que nada se perca com o tempo.
3. Estratégia de Crescimento e Metas
Não importa se você acabou de se formar ou já está no mercado há algum tempo, traçar metas para o crescimento do consultório é indispensável.
Faça perguntas como:
- Quantos pacientes desejo atender em um ano?
- Qual o valor médio que quero cobrar por sessão?
- Qual o faturamento anual que desejo alcançar?
Responder a essas perguntas ajuda a criar um plano claro e direcionado para seu crescimento, garantindo que sua prática clínica seja sustentável a longo prazo.
- Atividade prática de gestão: Definição de metas
Defina uma meta específica para os próximos 12 meses. Quantos pacientes você gostaria de atender e quanto espera ganhar por mês? Faça os cálculos considerando os valores das suas sessões e veja quanto você precisa crescer para atingir esse objetivo.
Finanças: Controlando Seu Dinheiro com Inteligência
O gerenciamento financeiro é uma das áreas mais sensíveis como obrigações da psicóloga recém-formada. Muitas vezes, o foco está totalmente nos atendimentos e no cuidado com os pacientes, mas se as finanças não estiverem bem organizadas, isso pode comprometer seu sucesso.
1. Planejamento Financeiro Inicial
Ao abrir um consultório, seja ele online ou físico, alguns investimentos iniciais são inevitáveis. Se for um consultório físico, você terá custos com aluguel, móveis, decoração e possivelmente até reformas. Já no caso de atendimentos online, o investimento será em equipamentos de alta qualidade, como um bom computador, microfone e software de videoconferência.
É essencial listar todos esses custos e ter um planejamento de como você vai financiar esses investimentos, seja com suas economias, com ajuda familiar ou por meio de um financiamento.
- Atividade prática de finanças: Cálculo dos custos iniciais
Liste todos os itens que você precisará para abrir seu consultório, incluindo móveis, aluguel, tecnologia e até despesas como marketing. Anote os valores aproximados e some o total. A partir daí, faça um planejamento de como esses investimentos serão pagos, seja de uma só vez ou parceladamente.
2. Separação de Finanças Pessoais e Profissionais
Desde o começo, separe suas contas pessoais das contas profissionais. Abrir uma conta bancária exclusiva para o consultório garante uma organização financeira muito mais clara. Além disso, facilita a apuração de impostos, controle de receitas e despesas e evita que suas finanças pessoais se misturem com as do negócio.
Para aprofundar seu conhecimento em finanças, uma das obrigações da psicóloga recém-formada, acesse:
3. Definição do Valor da Sessão
Outro aspecto fundamental é a definição do valor que você cobrará por sessão. Para chegar a um preço justo, leve em consideração os seus custos fixos (como aluguel, internet, ferramentas de trabalho) e variáveis, bem como o valor de mercado cobrado por outros psicólogos com experiência semelhante. É importante lembrar que, com o tempo, você pode ajustar esse valor à medida que adquirir mais experiência e reconhecimento.
- Atividade prática de finanças: Cálculo do preço da sessão
Calcule todos os seus custos mensais (aluguel, tecnologia, marketing, impostos, etc.) e divida pelo número de pacientes que você pretende atender. A partir daí, veja quanto você precisa cobrar por sessão para cobrir esses custos e ainda gerar lucro. Faça ajustes com base na realidade do seu mercado.
Contabilidade: Cuidando das Suas Obrigações Fiscais
Lidar com questões fiscais e contábeis pode parecer um bicho de sete cabeças, mas não precisa ser assim. Contar com a orientação de um contador especializado em psicologia é uma das melhores decisões que você pode tomar. A contabilidade não só te ajuda a pagar menos impostos legalmente, mas também garante que você esteja sempre em dia com o fisco.
Esta área é uma das obrigações da psicóloga recém-formada.
1. Abrir um CNPJ ou Atender como Pessoa Física?
Uma das primeiras decisões que você precisa tomar é se vai trabalhar como pessoa física ou abrir um CNPJ. Para muitas psicólogas recém-formadas, começar como pessoa física parece mais simples. No entanto, dependendo do seu faturamento, abrir um CNPJ pode ser muito mais vantajoso em termos de impostos.
Se você já está atendendo e acumulando uma receita próxima de R$ 7.000, vale a pena considerar a abertura de um CNPJ, especialmente no regime do Simples Nacional, que permite uma tributação mais baixa, em torno de 6%, contra os 27,5% cobrados na pessoa física.
Antes de tomar uma decisão sobre abrir CNPJ ou não, é importante analisar suas finanças e expectativas de faturamento.
Aqui na PsiCont, oferecemos um diagnóstico tributário gratuito para psicólogas recém-formadas, ajudando a encontrar a melhor solução para pagar menos impostos. Clique aqui e receba o seu diagnóstico agora mesmo.
2. Impostos: Pessoa Física x Pessoa Jurídica
Como pessoa física, além do Imposto de Renda, você precisará pagar INSS e ISS (Imposto sobre Serviços). Esses impostos podem atingir valores altos, especialmente se você já possui outras fontes de renda que aumentam a sua faixa de tributação.
Ao abrir um CNPJ, a maioria das psicólogas se enquadra no Simples Nacional, que oferece uma carga tributária muito menor a depender dos seus ganhos.
3. Emissão de Notas Fiscais e Apuração de Impostos
Mesmo trabalhando como autônoma, a emissão de notas fiscais é obrigatória e importante para manter sua prática regularizada. E se você tiver um CNPJ, as obrigações fiscais incluem o envio mensal de guias de impostos e declarações acessórias. Não se preocupe, pois um contador especializado pode cuidar de tudo isso por você, facilitando muito a sua vida.
- Atividade prática de contabilidade: Organização das obrigações fiscais
Crie uma planilha para controlar todas as suas obrigações fiscais, como emissão de notas e prazos de pagamento de impostos. Se você optar por um contador, mantenha um fluxo de comunicação para garantir que todas as responsabilidades fiscais sejam cumpridas sem atraso.
Marketing: Tornando seu Trabalho Visível
Muitos psicólogos acreditam que seu bom trabalho será suficiente para atrair pacientes, mas na realidade, para se destacar no mercado, é fundamental adotar estratégias de marketing.
1. Posicionamento nas Redes Sociais
As redes sociais são uma ferramenta poderosa, é fazem parte das obrigações da psicóloga recém-formadas. Estar presente no Instagram, LinkedIn e até mesmo em plataformas como YouTube pode ajudar a construir sua autoridade e atrair novos pacientes. Compartilhe conteúdos relevantes sobre saúde mental, ofereça dicas e mostre um pouco dos bastidores do seu trabalho.
Lembre-se: as pessoas tendem a confiar mais em quem elas conhecem. Quanto mais você aparecer e compartilhar informações de valor, mais as pessoas confiarão em seu trabalho.
- Atividade prática de marketing: Criação de conteúdo
Defina um cronograma de postagens para suas redes sociais. Planeje conteúdos que eduquem o seu público sobre questões de saúde mental. Por exemplo, poste uma vez por semana sobre um tema relevante, como “como lidar com a ansiedade” ou “a importância da terapia”.
2. Site e Blog
Ter um site é uma das maneiras mais profissionais de se posicionar no mercado. Um site com informações sobre seus serviços, um blog com artigos relevantes e um sistema de agendamento online pode fazer toda a diferença. O blog, além de ajudar no ranqueamento do seu site nos mecanismos de busca, também permite que você eduque o público sobre temas que são importantes para sua prática clínica.
Para aprofundar seu conhecimento em marketing, acesse:
3. Google Meu Negócio e Anúncios Pagos
Registrar seu consultório no Google Meu Negócio é essencial, principalmente para quem atende presencialmente. Isso aumenta sua visibilidade em buscas locais e facilita que potenciais pacientes encontrem você. Outra estratégia interessante é investir em anúncios pagos no Google Ads ou no Facebook Ads, direcionando campanhas para o público que você deseja atender.
- Atividade prática de marketing: Cadastro no Google Meu Negócio
Se ainda não o fez, cadastre seu consultório no Google Meu Negócio. Isso permitirá que seus pacientes encontrem você facilmente. Não se esqueça de adicionar informações importantes como horário de funcionamento, fotos do consultório (se for físico) e links para agendamento.
Conclusão
Como você viu, as obrigações da psicóloga recém-formada vão muito além do atendimento aos pacientes. Cuidar da gestão, finanças, contabilidade e marketing são aspectos cruciais para garantir o sucesso do seu consultório.
Se você deseja começar sua carreira de maneira organizada e sem dores de cabeça, contar com o apoio de um escritório contábil especializado em psicologia pode ser a melhor escolha. Aqui na PsiCont, oferecemos um diagnóstico tributário gratuito, focado nas suas necessidades.
Clique AQUI e para receber o seu diagnóstico contábil gratuito! Isso ajudará você a começar sua carreira com o pé direito, economizando tempo e dinheiro.
